A Polícia Civil de Mato Grosso realizou, na última sexta-feira (24), o descarte de aproximadamente 3 toneladas de documentos que haviam perdido a validade. A ação ocorreu em uma empresa de reciclagem localizada no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.

Este foi o segundo descarte de documentos públicos realizado neste ano, conduzido de forma criteriosa pelo Arquivo Central da Diretoria de Administração Sistêmica da Polícia Civil. O procedimento seguiu as diretrizes estabelecidas pela Resolução n. 40 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

No total, foram destruídas 615 caixas box, totalizando 2,920 toneladas de documentos que já haviam cumprido o prazo de guarda, conforme o Código de Classificação de Documentos. Os papéis eliminados referem-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 2008 e 2016 e estavam armazenados no Arquivo Central da Polícia Civil.

Todo o material, considerado sem valor e validade, foi transportado em um caminhão da empresa responsável pelo serviço. Após o transporte, os documentos foram fragmentados em uma máquina específica, transformando-os em material reciclado.

O Arquivo Central, situado no bairro CPA III, em Cuiabá, abriga centenas de documentos de diferentes épocas, enviados por delegacias e setores administrativos da instituição. Isso inclui boletins de ocorrência, processos e segundas vias de inquéritos policiais, entre outros registros.

Processo de Descarte

O descarte de documentos é realizado com rigor, uma vez que o descarte inadequado de documentos de valor permanente é considerado crime. A proteção e a gestão da documentação pública estão previstas na Constituição da República, nos artigos 23 e 216.

A seleção dos documentos a serem descartados é feita pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por servidores de diversas áreas. Este grupo analisa e determina quais materiais podem ser eliminados, respeitando a legislação e as normas de gestão documental, garantindo a preservação dos documentos que devem permanecer sob a guarda do órgão.

A destinação final dos documentos é estabelecida em uma tabela de temporalidade, onde cada documento possui um prazo de guarda específico, incluindo aqueles que devem ser mantidos permanentemente.

A Lista de Eliminação é aprovada pela Comissão e, em seguida, encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização do descarte.

O trabalho desenvolvido pelo Arquivo Central da Polícia Civil está em conformidade com as diretrizes da Instrução Normativa da Seplag, que estabelece procedimentos para a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo de Mato Grosso. A unidade já implementa as medidas previstas na norma, voltadas para a organização, preservação e administração do acervo documental.

Classificação dos Documentos

Os arquivos são definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência de suas atividades. Os documentos são classificados em três categorias: correntes, que são aqueles de consulta frequente; intermediários, que aguardam eliminação ou guarda permanente; e permanentes, que possuem valor histórico, probatório e informativo, devendo ser preservados.